Današnji poslovni život, u gotovo svakoj struci, je jednim dijelom vezan za korespondenciju. Ako niste dovoljno vješti moguće je da na ovaj sekundarni zadatak izgubite više vremena nego što ćete posvetiti vašem osnovnom poslu, a odgovor koji očekujete može izostati.
Zato vam, u saradnji sa ekspertima sa BusinessAcademy u Sarajevu nudimo 10 provjerenih koraka za pisanje efektnog i prijemčivog mejla.
Trudite se da mejl ne bude predug
Manje je više. Što je vaš mejl kraći - tim bolje. Pokušajte da saopštite poruku ili postavite pitanje u ne više od tri pasusa teksta. Ovako ćete biti sigurni da je primalac pročitao mejl, jer se po pravilu kraći mejlovi pročitaju u cjelini.
Neka predmet vašeg mejla bude jasan i razumljiv
Naslov mejla treba da sadrži dovoljno informacija da bi primalac mogao da zaključi o čemu je riječ.
Učinite mejl ličnim
Uvijek uključite i ime onoga kome se obraćate, a možete ubaciti i svoje ime u potpis, ako želite da vaš mejl bude još ličniji.
Vodite računa o pravopisu i gramatici
Možda ćete se nasmijati, ali gramatičke i pravopisne greške su za čitaoca znak da mejl nije suviše važan. Uvijek provjerite dvaput šta ste napisali prije nego što pošaljete poruku, a u tekstu pazite na interpunkcijske znake, velika slova, guranje slova. Nikad ne koristite skraćenice koje nisu opšte poznate ili prihvatljive u vašoj struci i, naravno, ne pišite sve velikim slovima.
Ne prosljeđujte mejlove šaljivog sadržaja i tuđe poruke
Ukoliko vas nešto zaintrigira ili nasmije, treba da znate da veliki broj ljudi ne voli da im se prosljeđuju tuđi mejlovi, a neformalne šale doživljavaju kao spam.
Imajte u vidu da mejl nije privatan
Mejl koji ste nekome poslali ta osoba može proslijediti trećem licu. Nikada ne šaljite lične ili kompanijske poverljive podatke mejlom, ma koliko imali poverenja u onoga kome šaljete.
Ne dozvolite da čekaju na vaš odgovor
Ukoliko se čeka na vaš odgovor, pokušajte da odgovorite u najkraćem mogućem roku od trenutka kada ste primili mejl. “Reply to all” opciju koristite pažljivo. Proverite ko je sve uključen u konverzaciju i razmotrite da li postoji potreba da svi vide odgovor.
Držite CC i BCC kontakte na minimumu
Kada šaljete isti mejl na više od jedne adrese, potrudite se da listu smanjite koliko god je moguće. Često se dešava da neko zanemari mejl i smatra ga nevažnim, ako vidi da je na listi više od četiri osobe, ili se uzda u to da će neko od uključenih u prepisku odgovoriti u ime svih. Zato je preporučljivo koristiti BCC, naročito kada nije neophodno da uključeni primaoci znaju kome je sve mejl upućen.
Nemojte koristiti HTML
Uvijek šaljite tekst u najosnovnijem formatu kome će svako moći da pistupi. Možda tekst ovako ne izgleda lijepo, ali ne postoji šansa da ostane nepročitan.
Završite sa potpisom
Potpis na kraju mejla je efektan metod da ostavite svoje kontakt podatke. Opcija “signature etiquette” će vam dati mogućnost da napišete i više od broja telefona i adrese, ali nemojte pretjerivati. Četiri reda bi trebalo da bude dovoljno.
Koliko god da vas pisanje mejlova umara, sigurno da je ova aktivnost neizbježna na dnevnom nivou. Efektna korespondencija pripada poslovnim vještinama. Potrebno je trenirati je, baš kao i osnovno zanimanje. Ovi savjeti će vam pomoći da se brže izborite sa pisanjem mejlova, a da istovremeno zvučite ozbiljno i predupredite mnoge greške.
